Odpowiedzi na przedstawione w tytule pytanie należy poszukiwać w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. 2006 r. nr 90 poz. 631) [dalej Prawo autorskie]. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy fotografia lub pocztówka, którą zamierzamy zamieścić we własnej publikacji jest utworem w rozumieniu Prawa autorskiego. Jest to istotne z uwagi na fakt, że tylko utwór jest przedmiotem prawa autorskiego i podlega ochronie na podstawie przepisów wskazanej ustawy. W celu wykazania, że dana fotografia lub pocztówka stanowi utwór konieczne jest wypełnienie przesłanek wynikających z art. 1 Prawa autorskiego, który stanowi, że utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze. Przyjmuje się, że aby uznać fotografię za utwór musi ona cechować się oryginalnością i swoistością np. poprzez zastosowanie specjalnych efektów takich jak wybór kompozycji czy też gra światłocieniem. W odniesieniu do pocztówek, których najczęstszym tematem są panoramy miast, krajobrazy czy ujęcia zabytkowych budynków z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że będą one stanowiły utwór, jeżeli stanowią wyraz twórczej inwencji autora. W przypadku, ustalenia, że dana fotografia lub pocztówka stanowi utwór zastosowanie znajdą przepisy Prawa autorskiego.
Prawo autorskie, co do zasady, zakłada, że aby móc wykorzystać cudzy utwór należy uzyskać zgodę dysponenta autorskich praw majątkowych, czyli z reguły jego twórcy, w przypadku śmierci twórcy, najczęściej jego spadkobierców. Wymóg uzyskania zgody nie jest konieczny jeżeli autorskie prawa majątkowe wygasły.
Art. 36 Prawa autorskiego zakłada, że autorskie prawa majątkowe wygasają z upływem siedemdziesięciu lat. Wyznaczenie początku biegu terminu zależne jest od tego, czy możliwe jest ustalenie twórcy utworu, czy też pozostaje on nieznany. W przypadku, gdy jest wiadome, kto jest twórcą danego dzieła, autorskie prawa majątkowe wygasną z upływem siedemdziesięciu lat od śmierci autora, konieczne jest zatem ustalenie czy autor nadal żyje albo kiedy zmarł. Jeżeli autor zmarł i od jego śmierci upłynął wskazany termin możliwe jest swobodne korzystanie z utworu, należy jednak podać nazwisko zmarłego twórcy oraz źródło z którego utwór został zaczerpnięty. W przypadku, gdy mamy do czynienia z utworem, którego twórca nie jest znany, termin siedemdziesięcioletni rozpoczyna bieg z datą pierwszego rozpowszechnienia utworu. Warto wskazać, że w przypadku, gdy autor posługuje się pseudonimem pozwalającym na jego identyfikację lub ujawnił swoją tożsamość w późniejszym czasie – mamy do czynienia z utworem, którego autor jest znany.
Jeszcze inny sposób ustalenia początku biegu terminu wygaśnięcia autorskich praw majątkowych przyjmuje się w przypadku, gdy z mocy ustawy prawa te przysługują innej osobie niż twórca (np. wydawcy w przypadku utworów zbiorowych). W takim przypadku bieg siedemdziesięcioletniego terminu rozpoczyna się od daty rozpowszechnienia utworu, a gdy utwór nie został rozpowszechniony – od daty jego ustalenia. Ustalenie utworu następuje, zgodnie z poglądem wyrażonym przez Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 25 kwietnia 1973 r., sygn. akt I CR 91/73 (OSN 1974, poz. 50), gdy (utwór) przybierze jakąkolwiek postać, choćby nietrwałą, jednak o tyle stałą, żeby treść i cechy utworu wywierały efekt artystyczny. Inaczej ujmując jest to sytuacja, w której ktokolwiek inny poza samym twórcą, nawet hipotetycznie, może się z utworem zapoznać.
Warto wskazać, że nie ma znaczenia czy jesteśmy właścicielami konkretnego egzemplarza pocztówki lub fotografii, którą chcemy wykorzystać we własnej publikacji, ponieważ własność danego egzemplarza nie równa się prawu do posiadania autorskich praw majątkowych, które, co do zasady, pozostają przy twórcy.
Podsumowując powyższe wywody, aby wykorzystać we własnej publikacji utwory innego autora, nieodzowne jest ustalenie podmiotu dysponującego autorskimi prawami majątkowymi (o ile nie wygasły), uzyskanie jego zgody na wykorzystanie utworu, wskazanie twórcy utworu oraz źródła, z którego utwór został zaczerpnięty.
