Wprowadzone ustawą o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 4) (dalej ustawa o zmianie KSH), zmiany w Kodeksie spółek handlowych (dalej KSH), które weszły w życie 15 stycznia 2015 r. rozszerzają możliwość elektronicznej rejestracji spółek. Od tej pory, obok możliwości internetowej rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (która jest możliwa od 1 stycznia 2012 r.), pojawia się możliwość elektronicznej rejestracji spółki jawnej oraz spółki komandytowej.
Zmiany wprowadzono przede wszystkim w celu znoszenia barier w rozpoczynaniu działalności gospodarczej. Rejestracja internetowa ma za zadanie usprawnić i przyspieszyć zakładanie nowych podmiotów gospodarczych.
Rejestracja elektroniczna
Ustawa o zmianie KSH wprowadzając elektroniczną rejestrację spółek określa procedurę w jakiej należy tego dokonać. Sposób w jaki dokonuje się rejestracji za pomocą systemu teleinformatycznego zależny jest od rodzaju rejestrowanej spółki. W przypadku spółki jawnej oraz komandytowej jest on podobny (odnośnie do spółki jawnej określony w art. 231 KSH, odnośnie do spółki komandytowej określony w art. 1061 KSH), nieco inaczej wygląda procedura rejestracji spółki z o.o. (art. 1571 KSH). Jednakże, aby zarejestrować każdą ze wskazanych spółek należy posłużyć się wzorcem umowy udostępnionym w systemie teleinformatycznym na stronie internetowej ministerstwa sprawiedliwości. Wzorzec umowny konieczny do internetowej rejestracji spółki został określony w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości (Dz.U. z 2015 r. poz. 69).
Do rejestracji spółki konieczne jest wypełnienie formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym, który wskazuje krok po kroku konieczne czynności oraz opatrzenie umowy bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W praktyce konieczna jest zatem rejestracja konta użytkownika ePUAP na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości poprzez podanie danych osobowych, a także numeru dokumentu tożsamości i organu wydającego dokument.
Niemniej jednak na elektroniczną rewolucję przyjdzie wspólnikom jeszcze trochę poczekać, ponieważ wiele z nowowprowadzanych przepisów zacznie obowiązywać dopiero od 1 kwietnia 2016 r. Dotyczy to m.in. elektronicznego podejmowania uchwał o zmianie adresu spółki czy o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w spółkach jawnej i komandytowej. Także zmiany wprowadzane w regulacjach dotyczących spółki z o.o., które pozwalają na podejmowanie wszystkich uchwał przy pomocy wzorca (tam gdzie umowa spółki została zawarta przy pomocy wzorca – nowowprowadzany art. 2401 KSH) wejdą w życie dopiero w przyszłym roku.
Podobnie elektroniczne ustanowienie prokury nie jest dostępne dla wszystkich, ponieważ do 31 marca 2016 r. może tego dokonać wyłącznie podmiot dotychczas niewpisany do rejestru przedsiębiorców.
Ułatwienia w rejestracji spółek mają jednak swoją zasadniczą wadę. Niestety, w przypadku zawarcia lub zmiany umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy wkład wspólnika w każdej z opisywanych spółek może być wyłącznie pieniężny.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Skorzystanie z elektronicznej rejestracji pozwala na redukcję kosztów. Z uwagi na mniejszy nakład pracy przy rozpoznawaniu spraw spółek zakładanych przy pomocy wzorca, ustawodawca zdecydował się w tych sprawach na obniżenie opłat sądowych. W konsekwencji zmian wprowadzonych w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, opłata za elektroniczną rejestrację spółek wynosi 250 zł, jest więc o połowę niższa niż przy tradycyjnej rejestracji.
Dodatkowa oszczędność wynika ze złagodzonych wymogów dotyczących formy umowy, posłużenie się wzorcem umowy wyłącza konieczność sporządzania umowy w formie aktu notarialnego, co jest konieczne przy zawieraniu umowy spółki komandytowej oraz spółki z o.o.
Teoretycznie wspólnicy chcący zawrzeć umowę spółki drogą elektroniczną mogą zaoszczędzić nie tylko środki finansowe, ale i czas. Ustawa o zmianie KSH wprowadza również zmiany w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, zmieniając art. 20a ust. 2 tej ustawy w ten sposób, że wniosek o wpis spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca ma zostać rozpatrzona w ciągu jednego dnia od daty jego wpływu. Jest to istotne przyspieszenie, które spotkało się z krytyką Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia” (podobnie jak obniżenie opłat sądowych za elektroniczną rejestrację), w swojej opinii do ustawy o zmianie KSH stowarzyszenie zauważa, że „mając na uwadze możliwości organizacyjne z zakresu biurowości sądowej – termin ten nie jest realny.”
Brak konieczności składania wzorów podpisów
Ustawa o zmianie KSH wprowadza także inne, oprócz wskazanych powyżej modyfikacje w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, jedną z nich jest uchylenie w art. 19a ust. 1-2a. Wskazane postanowienia stanowiły o konieczności składania wzorów podpisów osób upoważnionych do reprezentowania rejestrowanego podmiotu. Obecnie wykreślone z art. 19a zapisy o wzorach podpisów zostały zastąpione dodanym w ust. 5 obowiązkiem załączenia zgody osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru na ich powołanie (dotyczy to także prokurentów i likwidatorów).
Jest to bardzo istotna zmiana, ponieważ dotychczas, teoretycznie, powołując osobę do reprezentowania spółki można to było uczynić nawet bez jej zgody. Pewnym praktycznym rozwiązaniem tego problemu był wymóg złożenia przez osobę powoływaną uwierzytelnionego notarialnie wzoru podpisu albo złożenie go przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu. Niemniej jednak w tym zakresie mogły pojawiać się nadużycia, dlatego należy pozytywnie ocenić tę zmianę.
Podsumowując wprowadzone zmiany należy zauważyć, że podążają one w dobrym kierunku jakim jest przyspieszenie procedury rejestracji nowych podmiotów gospodarczych. Szybsze i prostsze rejestrowanie spółek ma istotne znaczenie dla znoszenia barier w rozpoczynaniu działalności gospodarczej, stąd nieco niezrozumiałym jest jednak fakt, że ustawodawca zdecydował się na elektroniczną rejestrację tylko w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnej i komandytowej. Także tempo wprowadzonych zmian w którym znaczna część przepisów wejdzie w życie w kwietniu przyszłego roku może budzić zastrzeżenia.
